巧用自定义序列排序Excel表格中数据项的方法

在数据透视表中，通过使用Excel提供的排序功能，可以方便快捷地按照某一规则升序或降序排列数据项，然而，当简单的升序或降序排序功能不能满足用户需求时，用户还可以使用自定义序列排序数据项，以达到某些特殊需求。

例如，在博雅公司的订单销售报表中，需要按“销售一部、销售二部、……、销售六部”的顺序排列数据项目。如果仅通过使用简单的升序或降序排列是不能达到此目的的，此时可以使用自定义序列来完成，具体操作步骤如下。

1、在包含订单销售报表的Excel工作表，单击【Office】按钮，在随即打开的下拉列表中单击【Excel选项】按钮，如图1所示。

图1 在“Office下拉列表”中单击【Excel选项】按钮

2、在打开的“Excel选项”对话框的“常用”选项卡中，单击【编辑自定义列表】按钮，打开“自定义序列”对话框，如图2所示。

图2 打开“自定义序列”对话框

3、在对话框的“输入序列”列表框中，按需要的排列顺序输入部门名称，然后单击【添加】按钮，即可创建该自定义序列，如图3所示。

图3 添加自定义序列

4、连续单击【确定】按钮关闭打开的对话框。

5、在数据透视表中，单击“行标签”中的任意一个部门名称所在单元格，然后在“选项”上下文选项卡的“排序”选项组中单击【排序】按钮，打开“排序(部门)”对话框，如图4所示。

图4 打开“排序(部门)”对话框

6、在对话框中，单击【其他选项】按钮，打开“其他排序选项(部门)”对话框。

7、取消选中“每次更新报表时自动排序”复选框，并在“主关键字排序次序”下拉列表框中选择上述自定义的序列，其他选项保持不变，如图5所示。

图5 在“其他排序选项(部门)”对话框中设置排序规则

8、连续单击【确定】按钮，关闭所有对话框。此时，数据透视表中的“部门”已经按指定的自定义序列次序排列数据项，如图6所示。

图6 按自定义序列排序好的数据透视表