利用Outlook 2010的“会议室查找工具”高效安排小组会议

通过召开部门会议来部署工作任务、研讨相关问题，以便提高工作效率。在以往，小黄在安排会议的召开时间和地点时，经常会遇到与其他部门“撞车”的现象，从而为工作的顺利进行带来了诸多不便。现在，小黄发现了Outlook 2010中新增的“会议室查找工具”，借助它，可以迅速找寻出企业空闲的会议室资源，高效安排小组会议，并能够很好地避免冲突的发生。

新建小组会议

利用Outlook 2010中的“小组日历”(已配置Exchange邮箱帐户)，可以轻松查找到小组成员的空闲时间，有助于小黄快速确定小组会议的召开时间。

1、在Outlook 2010“日历”窗口中，选中自己的日历，以及所有小组成员的日历。

2、此时，在右侧的“日程安排视图”中，可以快速查找到小组成员的空闲时间，鼠标双击空闲时间顶部的单元格，即可安排和所有成员的会议。

3、在随即打开的新建会议窗口中，系统已自动将小组成员的收件地址填充到了“收件人”文本框中，同时也安排好了会议的召开时间。

查找空闲会议室

新建小组会议时，除了要选择好会议的召开时间，已让大家都能按时参加会议外，还要考虑“会议地址”的选择，以防与公司其他部门发生“撞车”现象。

1、在新建的小组会议窗口中，单击“地点”文本框后的【会议室】按钮。

2、在随即打开的“选择会议室:所有会议室”对话框中，选择所有会议室资源(由Exchange管理员创建的会议室邮箱)，单击下方的【会议室】按钮，以将其添加到后面的文本框中。

3、单击【确定】按钮关闭对话框，此时，在“会议室查找工具”任务窗格中，系统自动给出了当前指定会议时间段内所有可用的会议室资源。双击其中的一个会议室，如“会议室2”，即可将其确定为当前会议的召开地点。

4、会议室确定完成后，接下来，只需输入会议“主题”，以及会议的详细信息，最后单击【发送】按钮，即可将该会议邀请发送给小组成员。

简单的几步操作，高效安排部门会议，销售经理小黄，再也无需因反复查找会议时间和会议地址而烦恼了。

Outlook在会议和日程安排中的应用：

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