巧用Outlook模板简化创建特定邮件

在日常办公中，用户可能经常需要发送一些内容格式相同的邮件，如果每次发送此类邮件时都要重新设置邮件格式，显然很浪费时间，然而通过使用Outlook邮件模板，可以帮助用户从重复劳动中解脱出来，轻轻松松创建特定邮件。

例如，公司要求各员工，每月都要以电子邮件的形式，向部门经理提交工作汇总报告，邮件正文使用格式固定的表格，邮件的收件人为本部门经理，而“主题”为“ 年 月 工作汇总”字样。要为该类邮件创建模板，具体操作步骤如下。

1、在Outlook 2007中，创建新邮件，并按要求设计好邮件正文中的表格，填写好“收件人”地址和“主题”，如图1所示。

图1 创建的新邮件

2、单击【Office按钮】，在随即打开的下拉菜单中，执行【另存为】|【另存为】命令，如图2所示。

图2 执行【另存为】|【另存为】命令

3、在打开的“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表框中选择“Outlook模板”，如图3所示。

图3 保存为“Outlook模板”类型

4、单击【保存】按钮，关闭对话框，邮件模板创建完成。

5、在邮件模板中填入具体的工作汇报内容，最后单击【发送】按钮即可。若不需要发送邮件，可以直接关闭新邮件窗口，而不必保存。

当下次创建该类邮件时，在Outlook常用工具栏中，单击【新建】按钮右侧的下三角按钮，在随即打开的下拉列表中执行【选择窗体】命令，在打开的“选择窗体”对话框的“查找”下拉列表框中选择“文件系统中的用户模板”，然后在下方的列表框中选中需要使用的模板，如图4所示。最后单击【打开】按钮，即可基于该模板创建新的邮件，所有格式已经设置好，用户只需根据需要填写具体的邮件内容即可。

图4 选择窗体