使用Outlook的“邮件规则”功能实现邮件信息的自动分拣

作为销售经理，小黄每天都要收到很多电子邮件，默认情况下，它们都会统统放入“收件箱”这个文件中。在一个文件夹中存放如此多的电子邮件，难免会出现把某重要客户的邮件忽视的现象，而这可能会为企业造成无法挽回的损失。通过向人请教，小黄学会了使用Outlook的“邮件规则”这一强大的功能，借助它，所有问题都迎刃而解。

新建专属文件夹

在Outlook 2010中，通过功能区中的“文件夹”选项卡，可以非常轻松地创建属于自己的文件夹。

1. 在Outlook 2010电子邮箱中，切换到“文件”选项卡，单击“新建”选项组中的【新建文件夹】按钮，如图1所示。

图1 新建文件夹

2. 在随即打开的“新建文件夹”对话框中，为新文件夹定义一个名称，如“重要客户蔡总”，并在“选择放置文件夹的位置”列表框中选择目标位置。此处，选择“收件箱”，单击【确定】按钮，关闭对话框，如图2所示。

图2 确定名称及位置

3. 此时，在Outlook的左侧导航栏的“收件箱”文件夹下便可看到刚刚创建的子文件夹，如图3所示。

图3 收件箱中的文件夹

创建邮件规则

专属文件夹创建成功后，便可通过创建邮件规则，来实现邮件的自动分拣。

1. 在“开始”选项卡的“移动”选项组中，单击【规则】按钮，并执行下拉列表中的【管理规则和通知】命令，如图4所示。

图4 管理规则和通知

2. 在随即打开的“规则和通知”对话框中，单击【新建规则】按钮，如图5所示。

图5 新建规则

3. 在随即打开的“规则向导”对话框中，在“步骤1：选择模板”选项区域中，选择“将某人发来的邮件移至文件夹”选项，并单击【下一步】按钮，如图6所示。

图6 选择模板

4. 在向导的“想要检测何种条件?”页面中，确保选中“发件人为个人或公用组”复选框，当然，您也可以根据实际需要选择其他条件，本例只选择这一个检测条件。并在“步骤2：编辑规则说明(单击带下划线的值)”选项区域中，单击“个人或公用组”文本链接，如图7所示。

图7 确定检测条件

5. 在随即打开的“规则地址”对话框中，查找到需要应用规则的客户地址，即“蔡耀明”，双击他，将其添加到下方的“发件人”文本框中，再单击【确定】按钮关闭对话框，如图8所示。

图8 确定应用规则的客户地址

6. 此时，在“规则向导”对话框中，可以看到发件人已被指定为“蔡耀明”，继续单击【下一步】按钮，如图9所示。

图9 指定发件人

7. 在“如何处理邮件?”页面中，选择合适的操作(本例中保留默认设置)，然后在“步骤2：编辑规则说明(单击带下划线的值)”选项区域中单击“指定”文本链接，如图10所示。

图10 选择处理邮件的方式

8. 在随即打开的“规则和通知”对话框中，选择目标文件夹，即前面创建的“重要客户蔡总”文件夹，然后单击【确定】按钮，如图11所示。

图11 选择目标文件夹

9. 此时，在“规则向导”对话框中，即可看到目标文件夹已被指定为“重要客户蔡总”，继续单击【下一步】按钮，如图12所示。

图12 指定的目标文件夹

10. 在“是否有例外?”页面中，可根据实际情况进行例外设置，以排除某些特殊邮件(本例中不做选择)。设置完成后，继续单击【下一步】按钮，如图13所示。

图13 排除特殊邮件

11. 在“完成规则设置”页面中，为该邮件规则定义一个便于理解的名称，如“来自重要客户蔡总的邮件”，然后，单击【完成】按钮，如图14所示。

图14 完成规则设置

12. 此时，在“规则和通知”对话框中，便可以看到刚刚创建好的邮件规则名称，以及规则说明，如图15所示。

图15 创建好的规则及说明

13. 最后，单击【确定】按钮关闭对话框，邮件规则创建完成。

邮件规则设置完成以后，当销售经理小黄再收到客户“蔡耀明”的邮件时，Outlook就会自动将其分拣至目标文件夹“重要客户蔡总”中，这样，小黄就再也不必担心遗漏重要客户的来“电”了。